事務職で電話対応が多くてつらい。負担の整理と求人での確認事項

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入力や書類の確認は好きなのに、電話が鳴るたびに仕事が止まり、事務職を続けてよいのか迷う。まずは電話そのものが負担なのか、その場で回答することや作業の中断が負担なのかを分けてみてください。必要な変更が分かれば、今の職場への相談も、次の求人で聞くことも具体的になります。

「電話が苦手だから事務に向いていない」と、この一つだけで結論を出す必要はありません。一方で、次も事務職なら電話が少ないはず、と期待するだけでは同じ困り方を繰り返すかもしれません。ここでは対処の練習と、担当する業務の見直しを分けて整理します。

一般事務という職種名だけでは、電話の負担は分からない

厚生労働省の職業情報提供サイトjob tagは、一般事務の仕事として文書作成やデータ入力などに加え、電話の取次ぎを挙げています。また、企業によって仕事内容が異なると説明しています。この職業の説明から、特定の求人で一日何件の電話を担当するかまでは分かりません。

出典：厚生労働省 job tag「一般事務」
https://shigoto.mhlw.go.jp/User/Occupation/Detail/428

したがって、「一般事務」「データ入力中心」という名前から電話ゼロと推測せず、求人票の仕事内容と実際の分担を読みます。逆に電話対応の記載があるだけで、すべての問い合わせを一人で解決する仕事だと決めつける必要もありません。

次の表は、編集部による振り返りの例です。全部に当てはめず、直近で負担だった電話について一行選んでください。性格や病気の診断ではなく、業務の条件を特定するために使います。

たとえば名前の聞き取りは練習したいが、契約内容の判断までは担当できないという分け方ができます。「慣れるまで頑張る」だけで、判断権限のない質問まで引き受けないことが大切です。

件数を残すなら、通話後の調査や入力にかかった時間も一緒に見ます。個人情報を持ち出さず、会社で認められた記録先に、日時・用件の種類・作業への影響を必要な範囲で記してください。

上司には、電話が嫌だという気持ちに加え、何が止まっているかを伝えます。以下は、入力の中断が続いている場合の相談文例です。困った時間帯や作業への影響は、自分の記録に置き換えます。

「午前中に電話の取次ぎと入力作業が重なり、入力を再開するたびに確認し直しています。締切前の1時間だけ受電を交代するか、入力時間をずらすことを相談できますか。まず数日試して、処理の遅れと分担への影響を確認したいです」

別の人にすべて任せる案しかないと、調整が難しくなることもあります。交代で入力に集中する時間を作る、定型質問を一覧化するなど、自分も分担できる案を出してみましょう。試す期間と、誰が結果を見るかまで決めると、相談だけで終わりにくくなります。

答えに迷う場合は、会社が認める対応を確認したうえで、次のような文例も使えます。

「正確にご案内するため、担当者に確認いたします。折返しのご連絡でよろしいでしょうか。お名前、ご連絡先、ご用件を確認させてください」

折返しの時刻を約束するなら、担当者が対応できることを確かめてから伝えます。自分の権限で契約や納期を確約しないことと、聞き取りの練習は別の課題です。指導を頼める相手が不明なら、中途入社で仕事を教えてもらえないときの質問先の確かめ方も参考になります。

転職を検討する場合、避けたい場面を質問に変えます。「電話は多いですか」への「少ないです」だけでは、今の職場と比較しにくいため、次のように対象を絞ってください。

求人の「電話なし」についても、それが社外への発信だけを指すのか、社内の電話や他の人の休暇中の代行も含めた説明かを確認します。「少なめ」を独自に一日何件以下と定義せず、相手の回答を自分が負担だった場面と照らし合わせましょう。

希望を「電話がないこと」だけにすると、入力、照合、請求処理など、自分が続けたい仕事の比重を見落とすことがあります。「書類の照合は続けたい。電話は取次ぎまでなら対応したい」「受電を含めない仕事を探したい」など、残す業務と変える条件を一組にします。

面接でできないことを隠す必要も、経験していない対応をできると約束する必要もありません。これまで担当した範囲と、練習したいこと、避けたい条件を正直に伝えます。今日の整理は、苦手だった電話を一本だけ選び、「聞き取り」「回答判断」「中断」「引き継ぎ」のどこで困ったかを書くところから始めてください。

公開資料の確認日：2026年10月30日。電話の件数・内容・担当範囲は勤務先や配属部署ごとに確認してください。