勤務中に応募先から電話。出られなかったときの折り返しとメール文例

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勤務中に応募先から電話が来ても、話せない場所で無理に出る必要はありません。まず留守番電話や応募時の連絡先を確認し、話せる時間に折り返しましょう。当日中に電話できなければ、使える連絡手段で事情と次に連絡できる時間を伝えます。

着信に出られなかったことだけで選考結果が決まるとは言えません。大切なのは、用件が分からないまま焦って返事をすることより、相手と連絡がつく見通しを作ることです。

まず、誰から何の用件で電話があったか確かめる

知らない番号で留守電もない場合、番号だけで応募先と決めつけず、求人票や公式サイトの連絡先、受信メールと照合します。番号が違うからといって応募先ではないとも断定できません。心当たりのある連絡先に、着信があったか確認する方法もあります。

留守電に面接日時の候補が入っていても、その時点で承諾したことにはなりません。自分の予定を確かめ、回答期限があれば優先して連絡します。話し声を周囲に聞かれたくない場合は、休憩中などに落ち着いて話せる場所を探しましょう。

話せる時間ができたら、営業時間と指定を確認

折り返し先や時間の指定があれば、それを優先します。指定がなければ相手の営業時間を確かめ、できる範囲で早めに連絡します。業種によって忙しい時間は違うため、「何時なら必ずつながる」とは決められません。

兵庫労働局の就職活動向け資料は、留守番電話の利用や、出られない場合は折り返す旨を応募書類で伝えておく方法を紹介しています。次の応募から、連絡可能な時間もあわせて伝えると調整しやすくなります。（資料：兵庫労働局「道具の話」
https://jsite.mhlw.go.jp/hyogo-roudoukyoku/content/contents/001022568.pdf）

担当者につながったときの文例

以下は文例です。応募職種、氏名、日時を自分の状況に置き換えてください。

「お世話になっております。［職種］に応募しております［氏名］と申します。本日お電話をいただき、折り返しました。先ほどは出られず失礼いたしました。採用ご担当の［氏名］様はいらっしゃいますでしょうか」

本人につながったら、改めて名乗り「今、お話ししてもよろしいでしょうか」と確認します。予定の確認が必要な話であれば、その場で無理に決めず「予定を確認して［日時］までにお返事してもよろしいでしょうか」と相談できます。約束する日時は実際に守れる範囲にしましょう。

担当者が不在だったら

電話を受けた人に自分の名前、応募職種、折り返したことを伝え、次にどう連絡すればよいか聞きます。「本日［時刻］から［時刻］まで電話に出られます。難しければ、こちらから改めてお電話する時間を伺えますか」という聞き方ができます。相手に再度かけてもらう場合も、電話に出られる時間を添えます。

退勤後は営業時間外。メールでどう伝える？

採用担当者のメールアドレスが分かり、メールでの連絡が可能なら、着信へのお礼と折り返せなかった事情、次に話せる時間を簡潔に伝えます。返事を待つ間に指定された期限を過ぎそうなら、その点も明記し、翌営業日に電話で再確認しましょう。

件名：お電話のお礼と折り返しのご連絡（［氏名］）

［会社名］ 採用ご担当者様
お世話になっております。［職種］に応募しております［氏名］です。本日はお電話をいただき、ありがとうございました。勤務中のため出られず、失礼いたしました。
明日［日付］の［時間帯］にお電話できます。ご都合のよい時間がございましたらお知らせいただけますと幸いです。メールでご連絡いただくことも可能です。どうぞよろしくお願いいたします。

これは文例です。用件を推測して「内定のお電話ありがとうございます」と書かず、確認できた範囲で伝えます。紹介会社を通して応募した場合は、直接の連絡を重ねる前に担当者へ着信と希望時間を共有し、連絡窓口を確認しましょう。

次の着信に備えて決めておくこと

• 応募先と紹介会社の連絡先を、本人が分かる名前で登録する。
• 留守電を使えるか確認し、定期的に確認できる時間を決める。
• 電話に出られる曜日・時間と、メールを希望する場合の連絡先を伝える。
• 応募先から指定された期限や、折り返す約束を予定表に残す。

面接のために仕事を休みにくい場合は、在職中の日程相談の進め方も参考になります。電話を受けることと面接日時を確定することは別です。話せる時間を作り、決められないことは確認期限を添えて持ち帰りましょう。

公開資料の確認日：2026年11月15日。実際の条件は応募先や関係先に確認してください。